Dispusip

Painan-Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Pesisir Selatan melakukan Pengawasan dan Penilaian Kearsipan Tahun 2024 di Kantor Camat Air Pura (Rabu, 12 Juni 2024).

Pengawasan Kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Pengawasan Kearsipan bertujuan untuk memastikan kepatuhan Organisasi Perangkat Daerah terhadap peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan.

Pengawasan Kearsipan di laksanakan oleh Tim Pengawas Kearsipan yang memiliki kompetensi. Dipimpin oleh Kepala Bidang Kearsipan Amrisa, Tim Pengawasan dan Penilaian Kearsipan Tahun 2024 di Kantor Camat Air Pura melaksanakan pengawasan kearsipan yang berpedoman kepada 4 (empat) instrumen dasar yaitu : Tata Naskah Dinas, Kode Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD) dan Aspek Pengawasan Kearsipan yaitu Ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan dan kebijakan kearsipan, pengolahan arsip dinamis (penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip) serta sumber daya kearsipan.

Adapun aspek penilaian kearsipan Tahun 2024 ini yang perlu disiapkan oleh objek pengawasan yaitu naskah dinas yang dibuat pada aplikasi SRIKANDI, surat dinas, nota dinas, surat perintah, naskah dinas yang memiliki kata penyambung pemindahan halaman, tembusan dan lampiran, buku agenda, amplop dinas, arsip aktif (daftar berkas dan daftar isi berkas), daftar arsip inaktif yang dipindahkan, berita acara pemindahan arsip inaktif yang dipindahkan, SK Pengangkatan Arsiparis, sertifikat uji kompetensi kearsipan, sertifikat lain dalam rangka pengembangan SDM Kearsipan, anggarang yang mendukung pengelolaan kearsipan dan sarana prasarana yang mendukung tata kelola kearsipan Pelaksanaan pengawasan kearsipan diharapkan akan memperoleh potret penyelenggaraan kearsipan yang utuh, serta dapat ditingkatkan kualitasnya dari waktu ke waktu, sehingga mampu merepresentasikan akuntabilitas penyelenggaraan kearsipan, yaitu ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya, untuk digunakan sebagai: 1. Perencanaan dan pengambil keputusan 2. Dukungan Pelayanan Publik 3. Pelindungan terhadap hak keperdataan rakyat (misal; Buku nikah/Akta nikah, Kartu Keluarga, Ijazah, sertifikat) 4. Bahan Pertanggungjawaban 5. Pelindungan Aset dan Kekayaan Intelektual 6. Pembelajaran bagi generasi sekarang dan yang akan datang 7. Identitas dari Memori Kolektif 8. Pelindungan Eksistensi Bangsa (Arsip sebagai simpul pemersatu bangsa) 9. Sebagai Alat Bukti Hukum.

Hasil Pengawasan Kearsipan menjadi perbaikan berkelanjutan untuk mewujudkan kesuksesan dan keberhasilan kinerja OPD. Nilai hasil pengawasan kearsipan merupakan indeks kinerja penyelenggaraan kearsipan OPD yang berdampak pada Evaluasi Reformasi Birokrasi oleh MENPAN.