Dispusip

Dalam rangka persiapan mengahadapi Lomba Nagari Tingkat Provinsi Sumatera Barat Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (DISKEPUS) Kabupaten Pesisir Selatan melakukan Monitoring dan Evaluasi (Monev) terhadap Pembinaan Penataan Arsip di Nagari Ampiang Parak Kecamatan Sutera pada hari selasa (11/6).

Sebelumnya Pembinaan yang telah dilakukan pada selasa (28/5), di evaluasi guna untuk terlaksananya pengelolaan arsip yang sesuai dengan ketentuan sebagaimana tercantum dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.  Hal ini bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan petugas pengelola kearsipan, disamping jadwal dan waktu yang semakin dekat untuk pelaksanaan Lomba Nagari Tingkat Provinsi Sumatera Barat.

Tim Monev yang beranggotakan 5 orang dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Pesisir Selatan dipimpin oleh Nurlaini, SE, M.Si (Kabid Kearsipan) dan anggota tim Ekanada, SH. MM (Kasi Arsip Statis), Herman, SH (Kasi Arsip Dinamis), Afrida, SH (Kasi Pengembangan SDM dan Pembinaan Lembaga Kearsipan), dan Rizky Silvia, S.Hum (staf Arsip)

Kabid Kearsipan Nurlaini, SE, M.Si menerangkan bahwa Poin-poin yang dievaluasi yang utama adalah prasarana dan sarana penunjang kegiatan kearsipan. Dalam hal ini Diskerpus menyarankan agar unit kearsipan Kantor Wali Nagari Ampiang Parak agar menyiapkan sarana prasarana untuk menunjang pengelolaan arsip.

Belum dilaksanakannya pengelolaan arsip dinamis yang sistematis. Untuk ini tim Monev dari Diskerpus melakukan pendampingan terhadap Staf Nagari Ampiang Parak dalam penataan arsip dinamis dengan mewujudkan central file untuk arsip aktif dan record center untuk arsip inaktif, terang Nurlaini

Afrida, SH menjelaskan, terkait Penataan Arsip Keuangan di Nagari Ampiang Parak telah dibenahi arsip kegiatan tahun 2018 yang terkait dengan 4 Bidang yaitu Bidang  Pemerintahan Nagari, Bidang Pembangunan, Bidang Pembinaan dan Bidang Pemberdayaan dimana kegiatan tersebut dibiayai melalui Alokasi Dana Desa (ADD) dan Dana Desa (DD).

Ekanada, SH. MM menuturkan, kegiatan pembinaan tata kearsipan harus digiatkan demi terselamatkannya bahan pertanggungjawaban setiap aspek kehidupan berbangsa dan bernegara untuk kepentingan negara, pemerintahan, pelayanan public maupun kesejahteraan rakyat, karena arsip merupakan rekaman kegiatan sebagai memori kolektif bangsa. Oleh sebab itu, pentingnya sinergitas dari seluruh elemen untuk mewujudkan kearsipan baku.

Herman, SH menambahkan, Pengelolaan arsip dinamis harus dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan andal, sistematis, utuh, menyeluruh, sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria.

Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien sesuai dengan kaedah kearsipan yang baku maka saat ini Dinas kearsipan dan Perpustakaan Kab. Pessel sedang menyiapkan Rancangan Peraturan Bupati tentang tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip keuangan dan kepegawaian, sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis, tutup Herman.