Berita Pilihan

Rabu, 13 Nov 2019, 09:55:47 WIB - 521 | Eko Prima Okriansi, SE

Painan, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskerpus) Kabupaten Pesisir Selatan adakan Sosialisasi Kearsipan bagi Sekretaris Nagari dan Kepala Urusan Umum Nagari (20 Nagari) se-Kecamatan IV Jurai bertempat di Aula UDKP Camat IV Jurai Rabu (6/11). Salah satu aspek yang diharapkan mampu mendorong ke arah pemerintahan Nagari yang efektif adalah pembinaan sistem pengelolaan arsip Nagari. Acara dimulai pukul 09.00 WIB, diawali dengan sambutan Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Pesisir Selatan Mawardi Roska, S.IP. Diharapkan agar para peserta mengikuti acara sampai dengan selesai sehingga dapat menyerap dan menerapkan ilmu dan pengetahuan yang diperoleh di masing-masing Nagari sehingga pengelolaan arsip Nagari menjadi lebih tertib dan teratur, terang Mawardi “Sosialisasi Kearsipan diselenggarakan dengan maksud untuk memberikan bekal pengetahuan tentang kearsipan terutama bagi para Wali Nagari yang baru menjabat, sedangkan bagi Sekretaris Nagari sebagai “leader” unit kearsipan pemerintah Nagari dan Kaur Umum sebagai pelaksana teknis arsip pemerintah Nagari agar mampu memberdayakan pengelolaan arsip Nagari sehingga dapat difungsikan dan dimanfaatkan sebesar-besarnya dalam memenuhi kepentingan masyarakat Nagari” jelasnya. Materi sosialisasi disampaikan oleh Kabid Kearsipan Nurlaini, SE, M.Si, tentang pengelolaan arsip, sarana dan prasarana apa yang harus dipakai oleh petugas pengelola unit kearsipan (UK) dan petugas pengolah kearsipan (UP). Tiga sub sistem dalam manajemen kearsipan yaitu pengurusaan surat (pencatatan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan kartu kendali, penyimpanan kartu kendali, penggunaan lembar disposisi, pendistribusian surat, penyimpanan surat dan pemberkasannya, pengelolaan arsip inaktif dan penyusutan arsip (pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna dan retensi habis). Bagi para Wali Nagari yang baru, yang semula belum mengetahui tata persuratan, alur surat masuk dan surat keluar, surat-surat tidak didisposisi, menjadi lebih memahami dan menerapkannya. Surat-surat lebih tertib dalam pencatatan (surat yang diterima langsung oleh Wali Nagari, diserahkan lagi ke petugas/Kaur Umum). Hal ini untuk memudahkan kontrol / pengendalian surat (pada saat mengecek/melacak suatu surat), jelas Nurlaini. Pengelolaan arsip merupakan pekerjaan yang harus melalui suatu proses dalam kegiatan nyata sehari-hari. Membangun kesadaran terhadap pentingnya arsip memang tidak mudah akan tetapi membutuhkan kesabaran dalam penyuluhan, sosialisasi, pelatihan khusus terhadap petugas arsip, monitoring yang kontinyu, penghargaan yang layak bagi tenaga pengelola arsip, dan ketersediaan anggaran kearsipan serta sarana prasarananya. Di samping itu, yang tak kalah penting dan menentukan adalah dukungan dan kebijakan pimpinan terhadap kearsipan, tutup Nurlaini

---